Als het goed is, is er in stap 1 “Inventarisatie van eisen en wensen” een programma van eisen gemaakt waar alle betrokkenen binnen de organisatie zich in kunnen vinden en is er goed nagedacht over welke functionaliteit wenselijk is in het nieuwe systeem. Maar hoe nu verder? Zoeken op het internet naar geschikte oplossingen? Hoe doet u dat?
Zoeken
Het aanbod van applicaties die iets met projectbeheer of urenregistratie of planning of facturering doen is erg groot. Veel bedrijven die ooit voor zichzelf een urenregistratietool hebben gemaakt, poetsen die vervolgens op om er een verkoopbaar product van te maken. Daar is op zich niets mis mee, maar dat betekent wel dat er een oerwoud aan producten op de markt is verschenen, waarvan de kwaliteit niet altijd even hoog is.
Hoe vindt u in dit grote en zeer gevarieerde aanbod de applicatie die het beste bij uw organisatie past? Omdat het aanbod van verschillende pakketten zo groot is, is het ondoenlijk uw complete wensenlijst naar elke aanbieder te sturen die u op het internet tegenkomt. U zult eerst een voorselectie moeten maken.
10 must-haves
Een goede manier om een eerste pakketselectie te maken is door een selectie te maken uit uw eerder samengestelde eisen- en wensenlijst. U kiest daaruit alle onderwerpen die voor uw organisatie onmisbaar, of op zijn minst heel belangrijk, zijn. Deze must-haves zet u in een spreadsheet van links naar rechts. Vervolgens gaat u op zoek naar systemen die op al uw must-haves scoren en zet u de gevonden pakketten in de spreadsheet van boven naar beneden. Door deze matrix bij de hand te houden en in te vullen tijdens het doorzoeken van het internet krijgt u snel door welke pakketten u direct kunt vergeten en welke een reële optie zijn voor uw bedrijf.
Welke wensen als must-have in de lijst moeten komen te staan verschilt natuurlijk per organisatie, maar met de eisen- en wensenlijst uit het vorige hoofdstuk in de hand moet het samenstellen van een must-have lijst geen probleem zijn.
Figuur 1 Fictieve voorbeeldlijst met een aantal must-haves
U kunt in uw must-havematrix door middel van invoeren van 0 en 1 aangeven of een applicatie de gewenste functionaliteit bevat of niet. Vaak zal die al voldoende zijn om uit het grote aanbod van mogelijkheden een eerste selectie te maken. Maar het is natuurlijk ook mogelijk om een bijvoorbeeld een schaal van 1 tot 5 te gebruiken om aan te geven in welke mate een pakket de gevraagde functionaliteit biedt.
Vergelijkingssites
Er zijn vergelijkingssites waarmee het mogelijk is om verschillende softwarepakketten met elkaar vergelijken. Zoekt u op www.softwarepakketten.nl op de term “urenregistratie” dan vindt u wel 95 softwaretitels, maar er ontbreekt een goede manier om te filteren op uw must-haves.
Zoekt u daarentegen op een meer gespecialiseerde website als www.urenregistratiesoftware-vergelijken.nl dan kunt u wel zoeken op een aantal relevante kenmerken van de software, maar dan zoekt u alleen tussen een twintigtal pakketten dat zich bij deze website heeft aangesloten.
Voor een goede en complete selectie ontkomt u er niet aan om naast verschillende vergelijkingswebsites, ook zelf goed via zoekmachines naar systemen te zoeken.
Request for Information
De ingevulde must-havematrix, zoals hierboven beschreven, is vervolgens een uitstekende selectietool om een longlist van de best scorende leveranciers samen te stellen. Deze kunt u vervolgens benaderen om te vragen te reageren op uw complete eisen- en wensenlijst. Laat de eisen- en wensenlijst altijd vergezeld gaan van een duidelijke omschrijving van de activiteiten en werkwijze van uw bedrijf. Een leverancier kan zich daarmee beter inleven in uw situatie, waardoor hij bij het beantwoorden van uw vragen verder kan gaan dan de standaardreacties die hij klaar heeft liggen.
Niet alleen de reacties op de eisenlijst zelf, maar ook de snelheid van reageren en de vorm waarin het antwoord wordt aangeleverd, geeft natuurlijk al een indruk van de leverancier. Houd wel in het achterhoofd dat een mooie, gelikte reactie duidt op een goede verkooporganisatie en niet per se op een goede applicatie of goede support. In hoeverre een leverancier zich verdiept heeft in uw specifieke situatie, geeft wellicht een betere indruk van wat u van deze leverancier verder kunt verwachten.
Op basis van de schriftelijke reacties op de wensenlijst kunt u vervolgens de shortlist samenstellen. Hoeveel leveranciers daarop komen te staan is onder andere afhankelijk van de aangeleverde informatie. Misschien bestaat de shortlist uit één leverancier als deze als enige aan de gestelde eisen en wensen voldoet. Misschien bestaat de lijst wel uit vijf opties, als meerdere leveranciers een goede indruk bij u hebben gemaakt in hun schriftelijke reactie. De belangrijkste vervolgstap is nu uiteraard om de applicaties daadwerkelijk in werking te zien. Een leverancier kan op zijn website en in zijn beantwoording van uw vragen de applicatie nog zo mooi beschrijven; er is maar één manier om dat te toetsen en dat is door middel van een live demo.