Urenregistratie is zelden een doel op zich. Urenregistratie is vaak een stap in een groter projectbeheertraject. Een goed projectbeheersysteem levert bijvoorbeeld de gegevens om een project te kunnen evalueren door de ingevoerde uren naast de offerte en de planning te leggen. Een compleet systeem levert ook informatie om projecten te facturen op basis van werkelijke uren of op basis van begrote uren.
Bij het samenstellen van de eisen- en wensenlijst is het daarom verstandig goed te kijken welke andere onderdelen van het projectbeheerproces, naast de urenregistratie, ook meegenomen kunnen worden in de keuzeproces van een projectbeheersysteem.
Offertes maken
Een projectbeheerproces zal veelal beginnen met het maken van een offerte om de opdracht voor het project binnen te halen. In de offertefase wordt er al gekeken naar de verschillende uit te voeren activiteiten, de daarvoor benodigde uren en de bijbehorende uurtarieven. U heeft de projectstructuur dus hier al grotendeels op vastgesteld als het goed is.
Planning
Als een dergelijke projectstructuur al in de offertefase in het systeem wordt opgenomen kan deze structuur daarna prima gebruikt worden voor het verdere projectbeheer. Als een offerte vervolgens een project wordt, volgt dikwijls het maken van de planning van het project. Welke medewerkers gaan op welke dagen/weken/maanden tijd besteden aan welke projectonderdelen? Hier kan dezelfde projectstructuur die in de offertefase is gedefinieerd, gebruikt worden voor de planning van het project.
Begroting versus planning versus realisatie
Na de planning worden door de medewerkers de daadwerkelijk gewerkte uren geregistreerd. Het projectbeheersysteem bevat nu de begrote uren, de geplande uren en de werkelijk gewerkte uren. Dit zijn de ingrediënten die ingezet kunnen worden voor een gedegen evaluatie van de uitgevoerde projecten. Door deze uren met elkaar te vergelijken krijgt u goed inzicht in het verloop van het project. Worden de begrote uren niet te hoog of te laag ingeschat? Hoeveel uren moeten medewerkers ingepland worden om daadwerkelijk de begrote uren te kunnen leveren?
Kosten, omzet en resultaat
Als u de uren vermenigvuldigt met de uurkosten van de medewerkers, heeft u ook inzicht in de kosten van uw project. Als u de uren vermenigvuldigt met het tarief dat u aan de klant berekent, heeft u inzicht in de omzet van uw project. Als uren de belangrijkste component is van de projecten binnen uw organisatie kan het toevoegen van uurkosten en uurtarieven aan de urenregistratieapplicatie interessante financiële informatie opleveren.
Facturering
De begrote uren vermenigvuldigd met de uurtarieven voor een project vormen de basis voor het maken van fixed-pricefacturen. De geschreven uren keer de uurtarieven vormen de basis voor de facturatie van nacalculatie-projecten. Het omzetten van deze informatie in een factuur hoeft dan ook niet meer inspanning te kosten dan een druk op de knop.
Boekhouding
Als de facturen in het systeem zitten is de laatste stap om deze informatie ook in de boekhouding op te nemen. Een koppeling met veelgebruikte boekhoudpakketten zorgt ervoor dat de verkoopkant van de boekhouding automatisch in het projectbeheersysteem kan worden overgenomen. Als uw organisatie nog geen boekhoudpakket gebruikt is het wellicht een optie om te kijken naar een systeem met een eigen geïntegreerd boekhoudpakket.
Koppelingen en API’s
Een projectbeheersysteem kan meer functionaliteit bevatten dan alleen urenregistratie, maar elk systeem heeft natuurlijk zijn beperkingen. Wellicht maakt u in uw organisatie al gebruik van systeempakketten voor bijvoorbeeld HRM, sales, boekhouding, planning en calculatie, die zo goed bevallen dat de oplossing die een geïntegreerd projectbeheerpakket biedt, geen redelijk alternatief vormt. Een koppeling van een bestaand systeem met het nieuw te implementeren projectbeheerpakket is dan een beter alternatief. Wellicht bevat het pakket dat u op het oog heeft al standaard koppelingen met diverse pakketten. Als dit niet het geval is kan een koppeling veelal betrekkelijk eenvoudig gelegd worden als beide systemen voorzien zijn van een API (Application Programmers Interface).
Meer dan urenregistratie alleen