De kosten van een nieuw urenregistratiesysteem zit hem niet alleen in de huurkosten of aanschafkosten. Ook de kosten van implementatie en onderhoud moeten in het beslisproces worden meegenomen. Niet alle leveranciers zijn van begin af aan even transparant over de totale kosten van implementatie, huur en onderhoud. De verschillen in deze bijkomende kosten kunnen groot zijn.
Conversie
Na installatie van het nieuwe systeem is deze nog leeg. Gegevens van bijvoorbeeld medewerkers, projecten, begrote uren zijn wellicht nog aanwezig in andere systemen. Als dergelijke gegevens geïmporteerd kunnen worden in het nieuwe systeem zorgt dit voor een vlotte start. Wat zijn de mogelijkheden en kosten voor het converteren en importeren van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem?
Inrichting
Een systeem installeren is meestal snel gebeurd. De volgende stap is om te bepalen hoe de applicatie ingericht gaat worden. Hoe komt de autorisatie eruit te zien, welke projectstructuren worden er gehanteerd? Welke extra velden moeten er toegevoegd worden? Hoeveel tijd is er nodig voor een dergelijke inrichting? Wat voor ondersteuning kan de leverancier leveren bij de initiële inrichting?
Training van gebruikers
De precieze werking van de nieuwe applicatie is misschien niet voor elke gebruiker direct duidelijk. Voor beheerders, projectleiders en managers is wellicht het volgen van een training waardevol. Geeft de leverancier dergelijke trainingen? Wat is de duur van deze trainingen en wat kosten ze?
Support
Na de ingebruikname van de applicatie komt er zeker een moment waarin enige vorm van ondersteuning wenselijk is bij het gebruik van de applicatie. Hoe is de support geregeld? Kan er gebeld worden met een helpdesk. Zo ja, op welke dagen en welke tijden? Of is er alleen ondersteuning via een website of e-mail mogelijk? Wat zijn de responstijden die gehanteerd worden bij het reageren op supportvragen?
Nieuwe versies
Projectbeheersystemen blijven zich ontwikkelen. Nieuwe wensen en eisen maken het noodzakelijk dat er nieuwe versies van de applicatie worden gemaakt en uitgeleverd. Hoe vaak wordt er een nieuwe versie uitgebracht? Vraag eens aan paar overzichten van vorige releases op om een goede indruk te krijgen in welk tempo de applicatie zich ontwikkelt. Wellicht heeft de leverancier ook een groeipad voor de komende jaren uitgestippeld.
Implementatie en support