U heeft na het opstellen van uw programma van eisen een aantal oplossingen bestudeerd en een aantal demo’s gezien; en nu? Een demo is mooi, maar zo makkelijk het eruitziet als de leverancier aan de knoppen zit, zo lastig kan het zijn als u zelf aan de slag gaat. Wellicht is het een goed plan om tijd in te ruimen voor een pilot waarin de applicatie gebruikt wordt door echte eindgebruikers en met echte data.
Pilot
Eigen data
Door met eigen data te gaan werken wordt direct duidelijk of alle informatie, die u bijvoorbeeld van uw klanten, projecten en medewerkers vast wilt leggen, ook daadwerkelijk in de applicatie kan worden ingevoerd. Vervolgens kunt u controleren of de informatie weer op de juiste wijze kan worden weergegeven in overzichten en rapportages.
Realistische hoeveelheden gegevens
Een demo-dataset bevat meestal niet de hoeveelheden data die u zelf gaat opbouwen in de loop van de tijd. Hoe houdt de applicatie zich als er geen 5 maar 500 gebruikers zijn, en geen 5 maar 500 projecten? Is de applicatie dan nog steeds zo snel als in de demo werd getoond? Zijn de schermen dan nog steeds zo overzichtelijk? U kunt de pilotomgeving laten vullen met bestaande data uit uw oude systeem, maar als dergelijke data niet direct voorhanden is, kunt u de pilotomgeving laten vullen met dummy data.
Iedereen een blik erop laten werpen
Als de testomgeving gevuld is met realistische data, is het de beurt aan de verschillende gebruikersgroepen om de applicatie te gaan uitproberen en om de werking ervan te beoordelen. Urenschrijvers, projectleiders, managers, beheerders, de financiële administratie, iedereen zal de applicatie vanuit zijn of haar discipline op een eigen manier gebruiken. Door alle soorten eindgebruikers in een pilot te laten deelnemen krijgt u een compleet beeld van de mogelijkheden en beperkingen van de applicatie en kweekt u onder deze gebruikersgroepen tegelijkertijd draagvlak voor de applicatie. Een nieuwe applicatie zal bij de toekomstige gebruikers een stuk minder weerstand oproepen als ze in het voortraject al hebben kunnen meedenken en -testen.